打电话时，措辞和语法都要符合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔，如“博士”“经理”等。有的女士喜欢被称为“小姐”，就不要用“夫人”来称呼。切不可使用“亲爱的”“宝贝”等轻浮的言语。无论男女，都不可直呼其名，即使对方要求如此称呼，也不可用得过分。

说“您”字开头的话时应慎重。在讲“您忘了”“您必须”“您忽略了”等话时，即使语调再平和，在电话中听来也使人有被质问的感觉。提意见时不妨用发问的形式，比如“您能不能在星期四把那份材料送来？”或“那份报表您做完了吗？”等。或者用“我”字开头，说：“我星期四需要那份报告。”

听电话时，最好插用一些短语以鼓励对方。如“嗯，嗯”“我明白”“我理解”或“好，好”等。对对方的要求作出反应或向对方提出要求时，态度应积极而有礼貌，比如“我会持续关注那件事”或“请别忘了……”等。